提供足夠細節、概念具象化 更能理解內容／商業英語簡報 站在聽眾的角度做準備

在職場上，當需以英語簡報向外國客戶介紹產品，總讓你感到「皮皮剉」嗎？或者，看到其他同事能夠用英語簡報，在長官面前留下好印象，令你不禁心生羨慕嗎？這些心聲，目前在台灣科技大學應用外語系任教的副教授黃玟君都聽到了。

黃玟君在大學教授英語演講和簡報課程近20年，對於如何製作、進行英語簡報具有相當豐富的經驗。因為找不到適合的教科書，她向來都是使用自己編製的教材，多年來所編的教材集結成冊，出版成《英語簡報演說技巧》一書。2019年5月則再出版《14天學好職場英文簡報：從開場到結尾，即學即用！》，收錄許多可直接套用的實用句型，著重於簡易的商業英語簡報，讓讀者更好上手。

缺乏英語簡報經驗，也不知從何著手的人，黃玟君建議，可以先從四個基本要素做起，包括完整的架構、一張投影片只包含一個重點、文字簡潔，以及順暢地銜接投影片。

黃玟君解釋，「一個完整的簡報架構是由標題頁、大綱頁、主體頁、結論頁、參考資料頁和聯絡資料頁六個部分組成。」主體頁是簡報所要呈現的內容，一張投影片只要傳達一個重點即可，「很多人會在一頁塞三個圖表，但對聽眾來說，資訊量太多。」

善用轉換語 有助聽眾整理重點

在投影片內容編寫上，許多人常犯的另一個錯誤，是一張投影片中密密麻麻都是字，但其實聽眾根本無法消化。她建議以條列式的方式呈現關鍵字、詞，長度只需要到能夠讓自己想起講稿的內容即可。而在用英語簡報時，黃玟君認為，用最簡單的文字、最簡單的句型，確保將簡報內容說明清楚即可；使用生難字詞或複雜文法，表達不流暢，反而容易弄巧成拙。

另外，順暢地銜接投影片，則是許多人沒有注意到，但特別好用的小技巧。也就是使用適當的轉換語，幫助聽眾整理上個段落的重點，並且準備注意聆聽下個段落的重點。

黃玟君舉例，可以在口語當中，加入「After knowing that…, let’s look at…」等轉換語，能使整個簡報聽起來更流暢。

依聽眾組成的不同 調整簡報方式

在具備了簡報的基本四要素之後，想有更好的表現，黃玟君提出三要領：創造核心訊息、提供足夠的細節、以及要讓概念具象化。「每張投影片各有一個重點，但整份簡報只會有一個核心訊息。」她以金恩博士在1963 年發起的「為工作和自由向華府進軍大遊行」為例，他在演講中一再強調的「我有一個夢」（I have a dream）這句話，便是金恩博士在整場演講中所要傳達的核心訊息。

其次，聽眾不見得和簡報者一樣，對簡報內容有相同程度的了解。這時，簡報者必須適時提供足夠的細節，或者將概念具象化，幫助聽眾理解簡報所指的內容。像提到「使用暖色系的油漆，能讓家裡產生溫暖的感覺」，聽眾未必能夠理解哪些顏色屬於暖色系，簡報者應該進一步說明「like red and yellow」（像是紅色和黃色）。而商業簡報常會講到抽象的概念，例如要向客戶強調一支筆的重量很輕，可以想個外型與筆類似、又能傳達重量很輕的物品，像是「這支筆跟吸管一樣輕」。簡報者也能以現場聽眾可能熟悉的東西做適當的類比。

黃玟君建議，在開始準備英語簡報之前，不妨先了解聽眾是誰，包括性別、人數、國籍等。她以一名在外商公司上班的學生經驗為例：「有次他去北加州出差，準備了35分鐘的簡報內容和五分鐘的問答時間，結果講不到三分鐘就被打斷，後來的30分鐘都在提問。」她分析，也許是因為北美洲新創公司的簡報風格講求效率，這時簡報必須很快切入主題、直指重點，並且加長問答的時間。若對象是亞洲人，則應先了解聽眾之中職位最高的是誰，簡報開頭先以「Director XXX」致意，而不適合以「Hi everyone」、「Good morning ladies and gentlemen」這類比較輕鬆的方式起頭。

不過，黃玟君也強調跨文化案例不能一概而論，「像是義大利人就比較喜歡亞洲的方式。」面對個案的差異性，臨場反應能力很重要，而做好隨機應變的前提便是準備充分。她也勉勵，事前好好熟悉流程和常用句型，「英語簡報其實沒那麼難。」

文、攝影／陳胤祖

本文經授權轉載自English Career (http://www.englishcareer.com.tw）