盤點任務，不再瞎忙的2020年工作手冊－Q4盤點術系列一

「要看新同事工作能否得要領，不會整日瞎忙卻毫無進度，只要瞧瞧他如何寫e-mail，就可略知一二。」

當e-mail主旨既明確又包含與業務相關的關鍵字，日後在信件匣分類、搜尋時就能快速省力；當內文簡潔、條列清楚，閱讀起來就一目了然；如果連附件也特別標示部門、公司、業務項目等關鍵字，更能與收件人電腦裡的其他檔案做區隔。

一封e-mail就足以代表一切嗎？最起碼表示了人對工作與專案任務的知情度、掌握度、陳述度。魔鬼藏在細節裡，不只是e-mail，工作上的小事都反映我們是否有系統地思考當前這項工作任務。展望2020年，你是否想遠離「瞎忙」？

世界愈快，心就要愈慢；愈重要的事，就愈要花力氣

2014年，金城武在中華電信的4G大戰廣告中訴求「世界愈快，心則愈慢」，呼籲大家在愈來愈講求快速、變動的數位世界裡，靜下心來找回自己優勢。這套與當前「急、快、趕」世界反其道而行的理論，其實正與近年風靡歐美世界的「子彈筆記術」（Bullet Journal）理念不謀而合。

子彈筆記術創辦人Ryder Carroll原是一名數位產品設計師，但卻捨棄市場上百花齊放的數位管理工具，改用紙本筆記本手寫。當攤開空白紙本，提起筆，因為寫字速度遠遠比不上打字，我們反而會先專心思考自己「要寫什麼」；而這個思考正是讓多數人能從迭代快速世界裡靜下心的開端。

就像所有好答案都來自一個好問題，Ryder Carroll認為如果想過上期望的人生，工作也不再瞎忙就得先把思緒歸位，問問自己：「優先順序是什麼？想達成哪些事？哪些目標可行？哪些又不可行？」

與其說子彈筆記術是時間管理或工作生產效率管理方法，不如說是教你如何建立一套屬於自己的系統化思考術。

效率＝花時間在重要事情上

這套思考術除了可應用在廣義人生階段，也可用於短期工作任務執行、規劃。「瞎忙」代表不知為何而忙碌，也無法收穫成就感，卻被一連串「行動指令」壓著不斷往前走。

「幫我把這個收尾一下！」「趕快打電話給某客戶！」「企劃書寫好了嗎？主管現在就要！」這些看似緊急的要求，讓工作彷彿變成殺敵任務，來一個殺一個，卻不知道自己究竟為何踏上沙場。

當時間被切割的愈細，就愈難專注在重要事情上，自然也毫無思考空間。子彈筆記術認為，效率並不代表速度快，只有當我們花更多時間、力氣在有意義事情上，才能「做得更少、卻完成更多」！

如同開頭提到的e-mail，為何它成為辨別一個人是否抓到工作要領的關鍵，就是因為撇除少數情況，職場上多數「緊急要求」通常是由於主管或同事對你工作情況「難以掌握」；這些不安感轉化成一個個行動命令，以便推著你我往指定目標工作進度一同前進。

因此，接下一件工作任務後，我們先思考裡頭的優先順序、輕重緩急，並按時發送一封主旨明確、內文有條理、附件清楚的e-mail給相關人士。這樣的信件不只能彙報進度，當日後團隊主管、同事有需求或疑問時，也能直接在信件中找到資訊或文件，避免他們「臨時想起」就打斷你當下工作。

建立自己的工作SOP，才能「做得更少、完成更多」

當找出工作任務的優先順序後，更可以建立屬於自己的一套工作SOP。

就像那一封封按時發送給相關人士的e-mail，是為了讓團隊夥伴掌握工作情況，也方便他們日後搜尋、找資料，我們也能建立一個「給自己看」的標準化流程，方便日後檢視、確認。

例如：不少人每次寫英文e-mail前就重頭來過，開始Google網路上的英文商用書信寫作，再把詞彙、句子填進信件裡。如果先花時間整理一套英文信件撰寫SOP，就可省下許多工作時間。

先把英文信件分類成：尋求合作、報價、進度回報、結案回報、議題討論等項目，再找出對應的商業英文信件範本，弄成一套英文信件SOP；日後每寫一封英文信件時，就整理出該次信件出現的關鍵詞彙、句子，方便以後遇到類似情況時，能直接套用相關英文語句。

要遠離瞎忙，就要認清：思考，比行動更重要。盤點自己的工作任務，找出當中重要需求並投入時間，就能跳脫過往無頭蒼蠅般的瞎忙迴圈，在2020年做得更少、卻完成更多！