掌握職場溝通6大技巧,讓工作得心應手、同事相處更和諧!

總是欽羨同事能以三言兩語,就簡單扼要報告完工作進度;或主管一開口,就能說服老闆撤銷不合理的工作要求;甚至有些人只需一句話,就能扭轉會議中尷尬沉悶的氣氛。上述事項不必靠技術高超的硬技能,只要懂得如何進行「溝通」,就能順利達成!本文將為你一一說明人際溝通的重要性,並分享4個職場溝通技巧,只要妥善運用,就能讓你的工作效率加倍、與同事相處更融洽,打造自在充實的職場生活。

為何該學習人際溝通技巧?認識職場溝通的重要性

不論身在何處,溝通都是一項相當重要的技能,能與對方進行妥善的溝通,才能讓彼此了解雙方想法,進而完成人際相處、職場工作以及家務處理等各項事務。換句話說,能夠妥善學習人際溝通技巧,才能更順利地過好日常生活。

而同樣的道理也適用於職場。舉例來說,當主管交辦一件關於「A產品銷售檢討報告書」的工作給小明,若事先沒有任何說明,小明也沒和主管溝通,可能就會產生認知落差。

例如所謂A產品銷售檢討的項目,究竟是針對銷售額還是銷售量?檢討的時間是當月、當季還是當年度?檢討單位是只針對小明所在部門,還是需彙整其他各部門的意見與影響因素……?由此可知,若不事先和主管進行溝通,在這麼多項變數中,很難精確完成主管所期待的報告書。到時不僅白費心力,須花更多時間重做,也容易讓自身在職場中的專業與信任度大減。

想要避免上述情況發生,首先跟著本文的腳步,學習職場所需的溝通技巧吧!

學會6大職場溝通技巧,輕鬆與主管、同事合作相處

掌握職場溝通技巧,順利與主管、同事合作相處

所有人與人之間的談話都屬於溝通的一種,但唯有彼此都能透過對話理解雙方想法,才能稱得上是「有效溝通」。以下整理了6大職場上須具備的溝通技巧,讓想要革除不擅言詞缺失的你,能夠快速掌握溝通要點。

職場溝通技巧1:保持同理心

在職場中出現問題時,時常會因為每個人身處的崗位不同,而產生意見紛爭。此時,若有一方能持著同理心,設身處地考量對方為何會這麼說、要這樣做,就能更快釐清問題。此外,若想向對方表達自己的看法,也能藉由換位思考的角度說明,讓對方更好理解你的想法,增加說服成功的機率。

職場溝通技巧2:對事不對人

職場中難免會出現糾紛,此時若你是上級或受侵害的一方,記得只針對事件本身進行檢討,而非針對犯錯者責罵。如此在檢討問題上,便能專注於事件發生的原因與過程,不受私人情緒影響,更容易讓對方記取教訓,避免下次再犯相同錯誤。

職場溝通技巧3:只針對當下狀況

溝通時,應避免出現「每次都」、「總是」等用詞,這些用語不僅容易以偏概全,也像是全盤否定對方的努力。例如想要提醒對方注意簡報時的語速,可以用「這次的報告你語速有點快,說得慢一點會更清楚」來取代「你每次報告時語速好像都太快,可以再調整一下」,讓話語聚焦於當下的狀況,讓對方更容易聽取意見。

職場溝通技巧4:需確認自己理解對方意思

溝通時,最怕的就是雞同鴨講,為了避免此情況發生,可以在對談時,適時確認談論的內容,並歸納重點,若有不清楚的地方,也能當下提出疑問,不僅能加快溝通的效率,也能避免日後工作時因溝通有誤而出紕漏。

職場溝通技巧5:先說重點

有些人向主管或同事報告、討論事項,會依照時間順序,從頭開始敘述,但有時可能會因此讓整段論述聽起來雜亂無章、不知所云。此時,宜先陳述重點,再分別解釋細節,才能讓聽者快速掌握你的報告主軸,更有脈絡地理解你想溝通的事務。

職場溝通技巧6:善用「三明治法」

所謂的「三明治法」,是將溝通階段分為3個層次,第一階段是正面起頭,先肯定對方所做的努力,以消除聽者的不安情緒,第二階段是切入正題,具體向對方表達出自己的建議或評論,最後階段則是收尾,以讚美和肯定作結。將嚴肅建議夾在肯定對方的用語之中,不僅能讓聽者能順暢地將自己的話「吃進去」,也能避免彼此在談話完陷入尷尬的沉默、不歡而散。

上述的職場溝通技巧,皆不需艱深的技能,只要用心練習、磨練,就能逐漸改善詞不達意的缺點。不過,想要在職場上長久生存,除了掌握溝通方法,也該具備足夠的語言能力,才能在國際化的社會中站穩步伐,應對多變挑戰。

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